آیا پیچیدگی بودجه شما را می کشد؟ نه دیگر.

پیچیدگی می تواند بی سر و صدا یک بودجه را مصرف کند. یک تیم ممکن است از چندین ابزار برای یک کار استفاده کند، مسیرهای تایید متفاوتی را دنبال کند، یا ساعت ها صرف رفع خطاهای ناشی از اطلاعات نامشخص شود. هر موضوع به خودی خود کوچک به نظر می رسد. آنها با هم هزینه های نیروی کار را افزایش می دهند، تحویل را کند می کنند و برنامه ریزی را سخت تر می کنند. من اغلب می بینم که مشاغل به دنبال نرم افزار ارزان تر می گردند، زمانی که مشکل عمیق تر یک فرآیند شلوغ است. اگر کارمندان همچنان همان کار را در چندین سیستم تکرار کنند، هزینه ماهانه کمتر ممکن است کمکی نکند. به هزینه کامل نگاه کنید با گردش کار روزانه شروع کنید. بنویسید: - ابزارهایی که تیم شما از آنها استفاده می کند - کارهایی که بیش از یک نفر تکرار می کنند - تاییدیه هایی که پیشرفت را به تاخیر می اندازند - گزارش های ایجاد شده توسط دست - خطاهایی که نیاز به کار مجدد دارند - اشتراک هایی که استفاده کمی دارند یک ابزار ممکن است 50 دلار در ماه هزینه داشته باشد، با این حال هر هفته پنج ساعت وقت کارکنان را می گیرد. هزینه کار می تواند بیشتر از هزینه اشتراک باشد. این نمای گسترده تر تصویر بهتری از بودجه به من می دهد. من نه تنها می‌پرسم: "هزینه این سرویس چقدر است؟" من می پرسم، "این سرویس چه کاری ایجاد می کند؟" نقاطی را پیدا کنید که در آن کار کند می شود پیچیدگی اغلب بین تیم ها ظاهر می شود. فروش ممکن است جزئیات مشتری را در یک سیستم ثبت کند. عملیات ممکن است همان جزئیات را در دیگری کپی کند. مالی ممکن است اطلاعات را دوباره از طریق ایمیل درخواست کند. هر انتقال فرصتی برای تاخیر یا خطا ایجاد می کند. از هر یک از اعضای تیم بپرسید: - کجا منتظر اطلاعات هستید؟ - کدام کار را تکرار می کنید؟ - کدام مرحله بیشتر باعث سردرگمی می شود؟ - خارج از سیستم اصلی چه چیزی را دنبال می کنید؟ - تهیه کدام گزارش بیشتر زمان می برد؟ پاسخ ها معمولاً بیشتر از یک صفحه مقایسه نرم افزاری را نشان می دهند. حذف کارهای تکراری مدیریت یک فرآیند ساده آسان تر است. اگر سه ابزار همان داده‌های مشتری را ذخیره می‌کنند، تصمیم بگیرید که کدام سیستم رکورد اصلی را دارد. اگر دو نفر یک درخواست کم خطر را تأیید کردند، بررسی کنید که آیا هر دو تأییدیه لازم است یا خیر. اگر گزارشی به ندرت استفاده می شود، بررسی کنید که آیا هنوز سزاوار آماده سازی دستی است یا خیر. یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است درخواستی را از طریق ایمیل دریافت کند، آن را در صفحه‌گسترده وارد کند، آن را در یک ابزار زمان‌بندی کپی کند و جزئیات را به سیستم فاکتور ارسال کند. یک درخواست می تواند چهار نقطه ورود داده ایجاد کند. یک فرآیند پاک‌تر ممکن است از یک فرم اشتراک‌گذاری شده، یک رکورد وظیفه و یک مالک روشن استفاده کند. هدف حذف هر ابزاری نیست. هدف کاهش حمل و نقل مکرر است. قبل از اضافه کردن نرم افزار قوانینی را تنظیم کنید نرم افزار جدید می تواند پیچیدگی بیشتری را زمانی که کسب و کار فرآیند مشخصی نداشته باشد اضافه کند. قبل از انتخاب یک ابزار، تعریف کنید: - مشکلی که باید حل کند - شخصی که آن را مدیریت می کند - داده هایی که نیاز دارد - سیستم هایی که باید با آن ارتباط برقرار کند - کاری که جایگزین خواهد شد - هزینه ماهانه، از جمله زمان کارمندان را ترجیح می دهم یک آزمایش کوتاه با یک تیم کوچک. این نشان می دهد که آیا ابزار گردش کار را بهبود می بخشد یا مکان دیگری برای گم شدن اطلاعات ایجاد می کند. تغییر را اندازه گیری کنید چند معیار عملی را انتخاب کنید: - ساعات صرف شده برای ورود دستی - زمان لازم برای تکمیل یک درخواست - تعداد اصلاحات - ابزارهای مورد استفاده برای یک گردش کار - تاخیر بین تیم ها - هزینه ماهانه نرم افزار اعداد را پس از تغییر فرآیند بررسی کنید. اگر پذیرش ضعیف باشد، ابزاری که باعث صرفه جویی در پول می شود، ممکن است کمکی نکند. یک سیستم ساده که کارکنان هر روز از آن استفاده می کنند ممکن است ارزش بیشتری را به همراه داشته باشد. پیچیدگی به ندرت با یک تصمیم بزرگ از بین می رود. معمولاً از طریق انتخاب‌های کوچک رخ می‌دهد: حذف یک گزارش تکراری، شفاف‌سازی یک تأییدیه، یا دادن نقش روشن به یک سیستم. وقتی یک گردش کاری شلوغ را مرور می‌کنم، با کارهایی که مردم تکرار می‌کنند و تاخیرهایی که قبلا متوجه شده‌اند شروع می‌کنم. زمانی که پیگیری فرآیند آسان‌تر شود، اغلب کنترل بودجه آسان‌تر می‌شود.

بسیاری از کسب و کارها سعی می کنند با کاهش ابزار، پشتیبانی کارکنان یا کیفیت محصول، هزینه ها را کاهش دهند. این رویکرد می تواند مشکلات جدیدی ایجاد کند: کار کندتر، کارمندان ناامید، ضرب الاجل های از دست رفته و مشتریان ناراضی. من روش آرام تر را ترجیح می دهم. من قبل از حذف منابع مفید به دنبال زباله می گردم. چند تغییر کوچک می تواند هزینه های ماهانه را کاهش دهد و در عین حال کار روزانه را ثابت نگه دارد. ** با یک لیست هزینه روشن شروع کنید ** من با ثبت هر هزینه معمولی شروع می کنم: - اشتراک نرم افزار - اجاره دفتر و خدمات آب و برق - حمل و نقل و بسته بندی - تبلیغات - هزینه های پیمانکار - هزینه های بانکی و پرداخت - سهام و تجهیزات - ابزارهای خدمات مشتری من همچنین تعداد دفعات استفاده از هر کالا را مشخص می کنم. سرویسی که هر ماه 80 دلار هزینه دارد ممکن است مقرون به صرفه به نظر برسد، اما چندین اشتراک کم مصرف می توانند صورت حساب سالانه زیادی را به همراه داشته باشند. یک صفحه گسترده ساده به خوبی کار می کند. من از چهار ستون استفاده می کنم: | هزینه | هزینه ماهانه | استفاده از سطح | اقدام احتمالی | |---|---:|---|---| | نرم افزار طراحی | 60 دلار | بالا | نگه داشتن | | سکوی ملاقات | 25 دلار | کم | بررسی | | طرح ذخیره سازی | 40 دلار | متوسط ​​| مقایسه کنید | | بروشورهای چاپی | 120 دلار | کم | کاهش | این لیست دید بهتری از کسب و کار به من می دهد. از تصمیم گیری های مبتنی بر حدس و گمان جلوگیری می کند. هزینه های مفید را از ضایعات جدا کنید لازم نیست هر هزینه ای از بین برود. برخی از هزینه ها از فروش، خدمات یا کیفیت محصول پشتیبانی می کند. حذف آنها ممکن است بعداً ضرر بزرگتری ایجاد کند. من سه سوال می پرسم: 1. آیا این هزینه به ما در کسب درآمد کمک می کند؟ 2. آیا باعث صرفه جویی در وقت کارکنان می شود؟ 3. آیا از تجربه مشتری محافظت می کند؟ اگر به هر سه پاسخ منفی است، من هزینه را در لیست بررسی قرار می دهم. یک فروشگاه اینترنتی کوچک ممکن است متوجه شود که برای سه ابزار ایمیل هزینه می کند، حتی اگر تیم فقط از یک ابزار استفاده کند. یک شرکت خدمات محلی ممکن است صدها بروشور را هر ماه چاپ کند در حالی که بیشتر مشتریان از طریق جستجو یا ارجاع می آیند. نادیده گرفتن این هزینه ها آسان است زیرا هر پرداختی کوچک به نظر می رسد. هر سه ماه یکبار اشتراک ها را مرور کنید بسیاری از کسب و کارها برای ابزارها در یک دوره شلوغ ثبت نام می کنند و بعداً آنها را فراموش می کنند. من یک تاریخ بررسی منظم تنظیم می کنم و بررسی می کنم: - چه کسی از ابزار استفاده می کند؟ - چند بار استفاده می شود؟ - آیا طرح فعلی بزرگتر از نیاز است؟ - آیا دو ابزار می توانند یک کار را انجام دهند؟ - آیا قرارداد اجازه طرح پایین تر را می دهد؟ من یک سرویس را قبل از بررسی نقش آن لغو نمی کنم. من آزمایش می کنم که آیا تیم می تواند بدون آن کار کند یا خیر. یک دوره آزمایشی کوتاه می‌تواند اثر را بدون ایجاد اختلال در عملیات عادی نشان دهد. اگر یک تیم از یک طرح برتر برای ده پروژه استفاده می کند اما تنها دو بار در سال به ویژگی های پیشرفته نیاز دارد، ممکن است یک برنامه پایین تر کافی باشد. انتخاب صحیح به محدودیت های فضای ذخیره سازی، دسترسی کاربر، پشتیبانی و شرایط قرارداد بستگی دارد. کاهش تأخیرهای فرآیند هزینه های نیروی کار اغلب زمانی افزایش می یابد که کار از مراحل بسیار زیادی عبور می کند. من یک کار مشترک را از ابتدا تا انتها ترسیم می کنم و به دنبال تأییدیه های مکرر، ورود داده های تکراری و مالکیت نامشخص می گردم. به عنوان مثال، یک درخواست بازاریابی ممکن است از طریق: 1. پیامی از مشتری 2. یادداشت فروش 3. فرم پروژه 4. جلسه تیمی 5. پیام تأیید دوم یک فرم مشترک و یک بازبین اختصاص داده شده ممکن است چندین تاخیر را حذف کند. هدف این نیست که مردم همیشه سریعتر کار کنند. هدف حذف مراحلی است که نتیجه را بهبود نمی بخشد. خرید را با قوانین ساده کنترل کنید خریدهای کوچک می توانند به منبعی بی سر و صدا تبدیل شوند. من از یک خط مشی خرید کوتاه استفاده می کنم: - برای موارد معمول بودجه تعیین کنید. - حداقل دو تامین کننده را در صورت عملی مقایسه کنید. - بررسی هزینه های حمل و نقل. - خرید بر اساس استفاده واقعی. - از ذخیره سهام بیشتر از مقداری که کسب و کار می تواند استفاده کند، خودداری کنید. یک کافه ممکن است با ردیابی میزان مصرف شیر، بسته بندی و قهوه در هفته، ضایعات را کاهش دهد. یک دفتر ممکن است با سفارش دادن وسایل بر اساس یک برنامه زمان بندی مشخص به جای سفارش های کوچک، در هزینه ها صرفه جویی کند. این تغییرات همچنین برنامه ریزی را آسان تر می کند. با تامین کنندگان صحبت کنید قبل از تماس با تامین کننده آماده می کنم. قیمت فعلی، مدت قرارداد، حجم سفارش و نیازهای خدمات را بررسی می‌کنم. سپس در مورد: - طرح استفاده کمتر - صورت‌حساب انعطاف‌پذیر - خدمات همراه - گزینه‌های تحویل - شرایط تمدید از درخواست قیمت پایین‌تر بدون درک توافق اجتناب می‌کنم. یک طرح ارزان‌تر ممکن است شامل ساعات پشتیبانی کمتر یا تحویل کندتر باشد. هزینه کامل بیشتر از شماره عنوان مهم است. نتیجه را پیگیری کنید هر تغییر هزینه نیاز به یک معیار ساده دارد. هزینه های قدیمی، هزینه های جدید و هر اثری بر کیفیت کار را ثبت می کنم. یک بررسی مفید ممکن است به این صورت باشد: - هزینه نرم افزار ماهانه: 420 تا 330 دلار - زمان پاسخگویی پشتیبانی: بدون تغییر - تحویل پروژه: بدون تغییر - شکایات مشتری: بدون تغییر اگر پس انداز باعث تاخیر یا مشکلات کیفیت شود، تصمیم را تنظیم می کنم. اگر کسب و کار درآمد بیشتری را در جای دیگر از دست بدهد، صورت‌حساب کمتر کمکی نمی‌کند. کنترل هزینه به عنوان یک عادت معمولی بهترین کار را دارد. من هزینه‌ها را بررسی می‌کنم، خدمات استفاده‌نشده را زیر سؤال می‌برم، کارهای تکراری را ساده می‌کنم و از بخش‌هایی از کسب‌وکار که مشتریان برایشان ارزش قائل هستند محافظت می‌کنم. این رویکرد روند را قابل مدیریت نگه می دارد و به من فضایی برای بهبود بدون ایجاد مجموعه جدیدی از مشکلات می دهد.

بسیاری از مردم با خرج کردن مشکلی ندارند زیرا یک کالای بسیار گران قیمت می خرند. مشکل اغلب ناشی از پرداخت‌های کوچک است که بدون فکر زیاد تکرار می‌شوند: تحویل غذا، اشتراک‌های استفاده نشده، خرید اضافی و هزینه‌های مکرر راحتی. به موجودی بانکم نگاه می کردم و فکر می کردم که پول کجا رفته است. پاسخ یک خرید چشمگیر نبود. این یک لیست طولانی از انتخاب های معمولی بود. یک سیستم خرج کردن ساده‌تر به من کمک کرد بدون حذف تمام بخش‌های لذت‌بخش زندگی، پس‌انداز بیشتری داشته باشم. 1. نگاه کنید که پول کجا می رود ** من با بررسی سوابق بانکی و کارتم در 30 روز گذشته شروع کردم. من هر پرداخت را در یک گروه ساده قرار دادم: - مسکن و قبوض - مواد غذایی - حمل و نقل - بهداشت و مراقبت شخصی - سرگرمی - اشتراک آنلاین - خریدهای ناخواسته این کمتر از یک ساعت طول کشید، اما الگوهایی را به من نشان داد که از حافظه نمی‌توانم ببینم. ممکن است فردی فکر کند که هر ماه 40 دلار برای قهوه خرج می کند. سوابق ممکن است 85 دلار را پس از افزودن بازدید از کافه‌ها، هزینه‌های تحویل، و خوراکی‌های خریداری شده در طول رفت و آمد نشان دهند. اعداد واضح بهتر از حدس زدن تصمیم می گیرند. **2. نیازها را از عادات جدا کنید ** هر هزینه لذت بخشی مشکل ساز نیست. یک وعده غذایی با دوستان ممکن است ارزش بیشتری نسبت به چندین خرید کوچک بدون علاقه داشته باشد. قبل از بریدن یک دسته از خودم سه سوال می پرسم: - آیا برای زندگی روزمره به این نیاز دارم؟ - آیا از سلامتی، کار یا روابط من حمایت می کند؟ - اگر یک سال کامل به هزینه نگاه کنم دوباره آن را انتخاب می کنم؟ سوال سوم می تواند احساس خرید را تغییر دهد. هزینه اشتراک هفتگی 12 دلاری در طول یک سال حدود 624 دلار است. این بدان معنا نیست که اشتراک باید حذف شود. یعنی می توانم با دید وسیع تری درباره آن قضاوت کنم. **3. فهرست کوتاهی از محدودیت‌های هزینه ایجاد کنید لازم نیست بودجه شامل ده‌ها دسته باشد. من از چند محدودیت واضح استفاده می‌کنم: - صورت‌حساب‌های ثابت - هزینه‌های زندگی هفتگی - هزینه‌های انعطاف‌پذیر - پس‌انداز - هزینه‌های نامنظم هزینه‌های انعطاف‌پذیر مواردی مانند وعده‌های غذایی بیرون، سرگرمی‌ها و پذیرایی‌های کوچک را پوشش می‌دهد. وقتی این مبلغ محدودیت داشته باشد می توانم بدون نگرانی دائم آن را خرج کنم. یک مثال ساده: - درآمد ماهانه پس از کسر مالیات: 3000 دلار - صورتحساب ثابت: 1600 دلار - مواد غذایی و حمل و نقل: 500 دلار - پس انداز: 400 دلار - هزینه های انعطاف پذیر: 350 دلار - هزینه های نامنظم: 150 دلار اعداد برای هر خانواده متفاوت است. بخش مفید این است که به هر دلار قبل از ناپدید شدن هدفی بدهید. 4. پس انداز را اتوماتیک کنید من پس از دریافت درآمد پس انداز می کنم نه پس از خرج کردن. یک انتقال برنامه ریزی شده می تواند مبلغ انتخابی را در روز پرداخت به یک حساب پس انداز جداگانه منتقل کند. کسی که 2800 دلار در ماه درآمد دارد ممکن است با 100 یا 200 دلار شروع کند. مقدار باید متناسب با بودجه باشد. برنامه ای که هیچ پولی برای نیازهای اولیه باقی نمی گذارد، حفظ آن سخت است. وقتی پس‌اندازها در حساب دیگری قرار می‌گیرند، کمتر احتمال دارد از آن‌ها برای خریدهای معمولی استفاده کنم. من هنوز هم می توانم به پول دسترسی داشته باشم وقتی نیاز واقعی ظاهر شود، مانند تعمیر خودرو یا صورتحساب پزشکی. 5. کاهش هزینه‌های مکرر پرداخت‌های مکرر سزاوار بررسی دقیق هستند زیرا بدون نیاز به توجه زیاد ادامه می‌یابند. بررسی می‌کنم: - خدمات پخش جریانی - عضویت‌های تناسب اندام - فضای ذخیره‌سازی ابری - طرح‌های تلفن همراه - کارمزدهای بانکی - عضویت تحویل کالا - اشتراک برنامه در یک مثال معمول، یک خانواده ممکن است برای چهار سرویس استریم بپردازد اما هر ماه فقط از دو سرویس استفاده کند. حذف دو سرویس می تواند بیش از 200 دلار را در طول یک سال آزاد کند. سرویس‌های چرخشی می‌توانند هزینه‌های سرگرمی را کاهش دهند و در عین حال انتخاب را حفظ کنند. همین روش برای طرح های موبایل و اینترنت نیز صدق می کند. مقایسه مصرف فعلی با محدودیت طرح ممکن است نشان دهد که یک بسته کوچکتر کافی است. 6. قبل از خریدهای برنامه ریزی نشده یک مکث اضافه کنید من برای موارد غیر ضروری از مکث 24 ساعته استفاده می کنم. برای خرید بزرگتر، بیشتر صبر می کنم و دوباره بودجه را بررسی می کنم. در حین مکث می پرسم: - آیا من قبلاً صاحب چیزی هستم که همان مشکل را حل کند؟ - آیا من اغلب از این مورد استفاده خواهم کرد؟ - آیا هزینه کامل پس از تحویل، لوازم جانبی یا نگهداری بیشتر است؟ - آیا من آن را به این دلیل می خرم که به آن نیاز دارم یا به دلیل احساس خستگی، بی حوصلگی یا استرس؟ این همه خریدها را حذف نمی کند. بسیاری از خریدهایی را که پس از یک استراحت کوتاه جذابیت خود را از دست می دهند، فیلتر می کند. 7. قبل از شروع هفته برای غذا برنامه ریزی کنید وقتی تصمیم بگیرم قبل از گرسنگی تصمیم بگیرم چه بخورم، مدیریت هزینه های غذا آسان تر می شود. من چند وعده غذایی را انتخاب می کنم، آشپزخانه را بررسی می کنم و یک لیست متمرکز از مواد غذایی می نویسم. من همچنین غذاهای پشتیبان ساده مانند برنج، تخم مرغ، سبزیجات، سوپ یا پاستا را در خانه نگه می دارم. این اقلام می توانند از سفارش گران قیمت پس از یک روز طولانی جلوگیری کنند. یک برنامه غذایی واقع بینانه باید کمی انعطاف پذیر باشد. اگر برنامه خیلی سخت گیرانه باشد، یک وعده غذایی از دست رفته می تواند منجر به چندین خرید برنامه ریزی نشده شود. 8. هفته ای یک بار برنامه را مرور کنید ده دقیقه را صرف بررسی سه نکته می کنم: - چه چیزی خرج کردم؟ - کدام انتخاب خوب جواب داد؟ - چه چیزی باعث بزرگترین نشت شد؟ هدف احساس گناه نیست. هدف، تشخیص زودهنگام یک الگو است. اگر هزینه‌های حمل‌ونقل به دلیل رفت و آمدهای مکرر افزایش یابد، می‌توانم مسیرهای بیشتری را از قبل برنامه‌ریزی کنم. اگر هزینه های مواد غذایی به دلیل هدر رفتن غذا افزایش یابد، می توانم مقادیر کمتری بخرم. پس انداز بیشتر به یک ماه کامل نیاز ندارد. این نیاز به یک سیستم هزینه دارد که می توانم آن را تکرار کنم. قطعات مفید را نگه می‌دارم، آنچه را که خیلی سخت به نظر می‌رسد حذف می‌کنم و با تغییر درآمد و نیازهایم اعداد را تنظیم می‌کنم. یک دید واضح از مخارج به من کنترل بیشتری می دهد. تغییرات کوچک که در طی چندین هفته تکرار می شوند، می توانند فضایی را برای پس انداز ایجاد کنند، بدون اینکه زندگی روزمره را به فهرستی از محدودیت ها تبدیل کنند.

من قبلاً فکر می کردم که بودجه بهتر به معنای کاهش هزینه های بیشتر است. این رویکرد من را خسته کرد و فضای کمی برای نیازهای روزانه به من داد. بودجه زمانی بهتر عمل می کند که به من کمک کند قبل از شلوغ شدن ماه تصمیم بگیرم پولم کجا باید برود. هدف ردیابی هر سنت برای همیشه نیست. هدف این است که یک سیستم ساده بسازیم که با درآمد، صورتحساب های ثابت، تغییر هزینه ها و اولویت های شخصی من مطابقت داشته باشد. با پولی که واقعاً می رسد شروع کنید من با درآمدی که از خانه می گیرم شروع می کنم به جای حقوقم قبل از کسر. این به من عدد مفیدتری برای برنامه ریزی می دهد. اگر درآمد ماهانه من 3200 دلار باشد، مبلغی را که می توانم بعد از کسر مالیات، بیمه و سایر کسر حقوق استفاده کنم، یادداشت می کنم. من درآمد نامشخص، مانند پاداش احتمالی یا پرداخت فریلنسری را تا زمانی که به حساب من نرسد، حساب نمی کنم. این بودجه من را بر اساس پولی که دارم حفظ می کند، نه پولی که ممکن است دریافت کنم. هزینه‌های ثابت را از هزینه‌های انعطاف‌پذیر جدا کنید هزینه‌های ثابت معمولاً تقریباً به همان میزان در هر ماه باقی می‌مانند: - اجاره یا رهن - پرداخت وام - بیمه - خدمات اینترنتی - مراقبت از کودکان - اشتراک‌های معمولی هزینه‌های انعطاف‌پذیر می‌تواند تغییر کند: - خواربار - سوخت یا حمل‌ونقل عمومی - غذاخوری - اقلام خانگی - سرگرمی‌ها و مراقبت‌های شخصی به من نیاز دارند. فقط به یک تنظیم کوتاه نیاز دارد اگر اجاره من بخش زیادی از درآمد من را به خود اختصاص دهد، حذف قهوه مشکل اصلی را حل نمی کند. ممکن است لازم باشد انتخاب مسکن، طرح بیمه، پرداخت های بدهی یا سایر صورت حساب های بزرگ را بررسی کنم. به هر دلار یک شغل بدهید من از چهار گروه ساده استفاده می کنم: 1. صورت حساب های معمولی 2. نیازهای روزانه 3. پرداخت های پس انداز و بدهی 4. مخارج شخصی به عنوان مثال، با 3200 دلار موجود، طرح من ممکن است به این صورت باشد: - صورتحساب های معمولی: 1650 دلار - نیازهای روزانه: 700 دلار - پس انداز: 2 میلیارد دلار: پرداخت شخصی - 000 دلار اعداد از یک خانواده به خانواده دیگر متفاوت خواهد بود. ارزش از تخصیص پول قبل از ناپدید شدن آن از طریق خریدهای کوچک ناشی می شود. بودجه ای که فضایی برای مخارج شخصی باقی نمی گذارد ممکن است سخت باشد. من مقدار کمی را ترجیح می دهم که بتوانم از آن استفاده کنم بدون اینکه احساس کنم هر خریدی برنامه را شکسته است. از محدودیت های هفتگی برای تغییر هزینه ها استفاده کنید محدودیت های ماهانه ممکن است دور از دسترس باشد. بررسی محدودیت های هفتگی برای من آسان تر است. اگر 600 دلار را برای خرید مواد غذایی و حمل و نقل کنار بگذارم، ممکن است آن را به چهار مبلغ 150 دلاری در هفته تقسیم کنم. چند هفته هزینه بیشتری خواهد داشت. یک ویزیت پزشکی، یک رفت و آمد طولانی تر، یا یک رویداد خانوادگی می تواند تعادل را تغییر دهد. من شماره هفتگی را یک قانون سختگیرانه نمی دانم. من از آن به عنوان یک سیگنال اولیه استفاده می کنم. اگر در هفته اول 190 دلار خرج کنم، به جای نادیده گرفتن تفاوت، چند روز آینده را مرور می کنم. این چک کوچک به من کمک می کند تا زمانی که هنوز گزینه هایی دارم، انتخابی آرام داشته باشم. برنامه ریزی برای صورتحساب های نامنظم بسیاری از بودجه ها شکست می خورند زیرا فقط شامل هزینه های ماهانه می شوند. خدمات سالیانه خودرو، هزینه های مدرسه، هدایا، تعمیرات خانه و تمدید بیمه می تواند یک ماه را تحت فشار قرار دهد. من این هزینه ها را فهرست می کنم و کل سالانه آنها را تخمین می زنم. به عنوان مثال: - خدمات خودرو: 600 دلار در سال - هدایا: 480 دلار در سال - تعمیرات خانه: 720 دلار در سال مجموع 1800 دلار است. تقسیم آن به 12 ماه به من 150 دلار کنار گذاشتن ماهانه می دهد. من این پول را در صورت امکان در یک فضای پس انداز جداگانه نگه می دارم. صندوق اضطراری نیست. این پول برای هزینه هایی است که من انتظار دارم، حتی اگر تاریخ دقیق آن را ندانم. یک بافر کوچک ایجاد کنید بودجه نیاز به فضایی برای شگفتی های عادی دارد. شارژر تلفن خراب، قبض آب و برق بالاتر یا سفر اضافی به داروخانه می تواند بر این طرح تأثیر بگذارد. من ممکن است با یک بافر کوچک ماهانه 50 یا 100 دلاری شروع کنم. وقتی از بافر استفاده نمی شود، آن را برای یک ماه آینده می گذارم یا آن را به پس انداز منتقل می کنم. این با صندوق اضطراری متفاوت است. یک صندوق اضطراری می تواند از رویدادهای بزرگتر، مانند دوره بدون کار یا تعمیر اساسی پشتیبانی کند. بافر به تغییرات کوچکتری که در ماه های معمولی اتفاق می افتد کمک می کند. بدون قضاوت در مورد هزینه های خود مرور کنید من هفته ای یک بار حدود ده دقیقه هزینه های خود را بررسی می کنم. من به دنبال الگوها هستم: - آیا هزینه های غذا به دلیل خرید بدون لیست افزایش یافته است؟ - آیا هزینه های حمل و نقل به دلیل برنامه کاری جدید تغییر کرده است؟ - آیا چندین اشتراک کوچک بلااستفاده ماندند؟ - آیا به اندازه کافی برای لوازم منزل برنامه ریزی کردم؟ من هر خریدی را خوب یا بد نمی‌دانم. می پرسم آیا این هزینه با نیازهای فعلی من مطابقت دارد؟ فردی که ساعت های طولانی کار می کند ممکن است بیشتر برای وعده های غذایی آماده صرف کند. این به معنای شکسته شدن بودجه نیست. ممکن است به این معنی باشد که برنامه غذایی باید راحتی را در یک محدوده معقول شامل شود. از یک روش ردیابی ساده استفاده کنید صفحه گسترده می تواند برای کسی که جزئیات را دوست دارد به خوبی کار کند. یک برنامه یادداشت ممکن است برای کسی که سرعت می‌خواهد مناسب باشد. یک برنامه بانکی می‌تواند به سوابق کمک کند، اگرچه من هنوز دسته‌ها را برای وجود خطا بررسی می‌کنم. فهرست اصلی من شامل موارد زیر است: - درآمد دریافتی - صورتحساب های پرداخت شده - هزینه های انعطاف پذیر - نقل و انتقالات پس انداز - باقیمانده مانده روش کمتر از استفاده از آن برای تصمیم گیری به اندازه کافی اهمیت دارد. سیستم پیچیده‌ای که بعد از یک هفته استفاده از آن را متوقف می‌کنم، نسبت به فهرست کوتاهی که هر یکشنبه مرور می‌کنم، مفیدتر است. یک مثال عملی را امتحان کنید یکی از دوستان من پس از کسر، حدود 4000 دلار در ماه درآمد دارد. اولین بودجه او شامل 900 دلار برای غذا، خرید و حمل و نقل به عنوان یک گروه بود. او اغلب قبل از پایان ماه به حد مجاز می رسید و نمی دانست کدام هزینه باعث این مشکل شده است. او گروه را به سه بخش تقسیم کرد: - مواد غذایی: 500 دلار - حمل و نقل: 200 دلار - هزینه شخصی: 200 دلار پس از دو ماه، او متوجه شد که خواربارفروشی ها ثابت هستند، در حالی که خرید شخصی به طور گسترده ای تغییر کرده است. او مقدار مواد غذایی را نگه داشت، مخارج شخصی را تنظیم کرد و یک صندوق جداگانه برای سفر سالانه ایجاد کرد. این تغییر از حذف هر خرید لذت بخشی حاصل نشد. این ناشی از دادن مکان روشن تر به خرج کردن نامشخص است. من از همین ایده در بودجه خودم استفاده می‌کنم: وقتی دسته‌ای باعث دردسر می‌شود، قبل از بریدن آن را دقیق‌تر می‌کنم. اطلاعات واضح معمولا منجر به انتخاب های بهتر می شود. یک بودجه هوشمندتر باید به من نشان دهد که پول من کجا می رود، از نیازهای معمولی محافظت کند، و جایی برای زندگی باقی بگذارد. من به یک برنامه کامل نیاز ندارم. من به برنامه‌ای نیاز دارم که بتوانم وقتی درآمد یا هزینه‌هایم تغییر می‌کند آن را درک، بررسی و تنظیم کنم. وقتی اعداد با هم مطابقت ندارند، به دنبال دلیل می گردم و یک تغییر عملی ایجاد می کنم. این عادت به بودجه من کمک می کند به جای تبدیل شدن به یکی دیگر از کارهایی که از آن اجتناب می کنم مفید بماند.

پیچیدگی می تواند بی سر و صدا هزینه های کسب و کار را افزایش دهد. هر ابزار اضافی، مرحله تأیید، گزارش، و کار دستی زمان می برد. هزینه ممکن است در یک فاکتور ظاهر نشود، اما از طریق کار مکرر، ساعات آموزشی، خطاهای داده‌ها و خدمات آهسته‌تر به مشتریان نشان داده می‌شود. من اغلب می بینم که تیم ها برای چندین سیستم که وظایف مشابهی را انجام می دهند، پرداخت می کنند. یک ابزار جزئیات مشتری را ذخیره می کند، ابزاری دیگر پیام ها را مدیریت می کند و ابزار سوم گزارش ایجاد می کند. کارکنان اطلاعات را با دست بین خود جابجا می کنند. این فرآیند طبیعی به نظر می رسد زیرا در طول زمان توسعه یافته است، نه به این دلیل که به خوبی کار می کند. راه اندازی ساده تر می تواند به کسب و کار کمک کند تا با دقت بیشتری از بودجه خود استفاده کند. ### پیدا کنید پیچیدگی از کجا شروع می شود. من به جای یک برنامه نرم افزاری، به فرآیند کامل نگاه می کنم. این سوالات را بپرسید: - تیم هر هفته از چند ابزار استفاده می کند؟ - کدام ابزارها ویژگی های مشابهی دارند؟ - کجا کارمندان داده ها را با دست کپی می کنند؟ - کدام مراحل تایید کار روتین را به تاخیر می اندازد؟ - کدام گزارش ها به ندرت خوانده می شوند؟ - چقدر زمان صرف رفع خطاهای قابل اجتناب می شود؟ پاسخ ها اغلب هزینه های پنهان را نشان می دهند. هزینه ماهانه کم ممکن است بی ضرر به نظر برسد، اما چندین اشتراک کوچک می تواند به یک هزینه سالانه بزرگ تبدیل شود. زمان کارکنان می تواند حتی بیشتر هزینه کند. ### ابزارهایی را که کار روزانه را پشتیبانی می‌کنند، نگه دارید. من ترجیح می‌دهم نیازها را در حوزه‌های روشن گروه‌بندی کنم: - ارتباط با مشتری - مدیریت فروش و سفارش - صورت‌حساب و پرداخت‌ها - همکاری تیمی - گزارش‌دهی و نگهداری سوابق وقتی یک سیستم می‌تواند دو کار مرتبط را بدون ایجاد مشکلات جدید انجام دهد، ممکن است ارزش بازبینی تنظیمات فعلی را داشته باشد. هدف حذف ابزارها به هر قیمتی نیست. هدف کاهش همپوشانی با حفظ عملکردهایی است که مردم استفاده می کنند. یک جدول بررسی ساده می تواند کمک کند: | وظیفه | ابزار فعلی | سطح استفاده | ویژگی های تکراری | اقدام | |---|---|---|---|---| | چت تیمی | پلت فرم A | روزانه | برخی از همپوشانی | نگه داشتن | | ذخیره سازی فایل | پلت فرم B | روزانه | همپوشانی محدود | نگه داشتن | | به روز رسانی پروژه | پلت فرم C | کم | تحت پوشش پلتفرم A | بررسی | | گزارشات | پلت فرم D | ماهانه | موجود در جاهای دیگر | بررسی | این باعث می شود تصمیم گیری برای تیم راحت تر توضیح داده شود. ### حذف مراحلی که هیچ ارزشی اضافه نمی‌کنند برخی از فرآیندها حاوی تاییدیه‌هایی هستند که سال‌ها پیش منطقی بودند. کسب و کار تغییر کرد، اما مراحل باقی ماندند. از هر فرد درگیر می پرسم: - در این مرحله چه اتفاقی می افتد؟ - چه خطری را کنترل می کند؟ - آیا همان چک می تواند زودتر اتفاق بیفتد؟ - آیا یک قانون استاندارد می تواند جایگزین تصمیم دستی شود؟ - وقتی این مرحله رد شود چه اتفاقی می افتد؟ برای مثال، درخواست خرید ممکن است از طریق سه مدیر ارسال شود، حتی زمانی که مقدار آن کم باشد و تامین کننده قبلاً تأیید شده باشد. محدودیت مخارج روشن می تواند انتظار غیرضروری را کاهش دهد و در عین حال کنترل خریدهای بزرگتر را حفظ کند. روند صحیح به کسب و کار بستگی دارد. یک تیم کوچک ممکن است به تاییدیه های کمتری نیاز داشته باشد. یک شرکت تحت نظارت ممکن است به سوابق دقیق نیاز داشته باشد. سادگی نباید محافظ های مفید را حذف کند. ### یافتن اطلاعات را آسان‌تر کنید وقتی فایل‌ها، جزئیات مشتری یا دستورالعمل‌ها در مکان‌های مختلف قرار می‌گیرند، افراد زمان خود را از دست می‌دهند. من توصیه می کنم برای هر نوع اطلاعات یک مکان واضح ایجاد کنید: - سوابق مشتری در یک سیستم تایید شده - اسناد جاری در یک پوشه مشترک - دستورالعمل های فرآیند در یک راهنمای قابل جستجو - سوابق مالی در سیستم حسابداری - تصمیمات تیم در یک فضای پروژه مشترک استفاده از نام فایل های ساده و پوشه های ثابت. اسناد قدیمی را به جای مخلوط کردن با نسخه های فعلی بایگانی کنید. تغییرات کوچکی مانند این می تواند سوالات تکراری را کاهش دهد و از استفاده کارکنان از اطلاعات قدیمی جلوگیری کند. ### اشتراک ها را با دقت بررسی کنید ممیزی اشتراک می تواند نشان دهد که پول بدون ارزش کافی کجا می رود. بررسی کنید: - کاربران فعال - آخرین تاریخ ورود به سیستم - ویژگی های استفاده شده - شرایط تمدید - خدمات تکراری - گزینه های صادرات - مالکیت داده ها قبل از بررسی نحوه دسترسی تیم به داده های آن سرویس را لغو نکنید. اگر تغییر باعث از دست رفتن سوابق یا تاخیر در خدمات شود، صورتحساب کمتر مفید نیست. من معمولا هزینه ماهانه را با استفاده واقعی مقایسه می کنم. ابزاری که توسط یک نفر استفاده می شود ممکن است هنوز ضروری باشد، در حالی که ابزاری که توسط بیست نفر استفاده می شود ممکن است با عملکردی که قبلاً در سیستم دیگری گنجانده شده است جایگزین شود. تصمیم باید منعکس کننده نیازهای کاری باشد، نه فقط تعداد کاربران. ### قبل از تغییر کامل از یک تست کوچک استفاده کنید تغییرات بزرگ می تواند استرس و هزینه های پنهان ایجاد کند. یک آزمون کوچک به تیم فضایی برای یادگیری می دهد. یک فرآیند، یک گروه و یک دوره بررسی واضح را انتخاب کنید. مسیر: - زمان لازم برای تکمیل کار - تعداد خطاها - سوالات کاربر - زمان پاسخگویی مشتری - هزینه های مستقیم نرم افزار یک مثال عملی از سیستم تولید تویوتا می آید. تیم‌های آن هر مرحله از کار را مطالعه می‌کنند، زباله‌ها را حذف می‌کنند و فرآیندها را از طریق تغییرات کوچک مکرر بهبود می‌بخشند. این درس در خارج از تولید کاربرد دارد: یک کسب و کار می تواند با بررسی نحوه انتقال کار از یک نفر به فرد دیگر، ضایعات را کاهش دهد. یک خرده فروش کوچک می تواند فرآیند سفارش ساده تری را در یک فروشگاه آزمایش کند. کارکنان ممکن است به جای به‌روزرسانی صفحات گسترده و رشته‌های پیام، از یک صفحه سفارش مشترک استفاده کنند. خرده‌فروش می‌تواند زمان پردازش و کار اصلاح را قبل از تصمیم‌گیری گسترده‌تر مقایسه کند. ### دستورالعمل‌های واضح را به مردم بدهید وقتی تیم نمی‌داند چگونه از آن استفاده کند، یک فرآیند ساده‌تر ممکن است با شکست مواجه شود. دستورالعمل ها را کوتاه نگه دارید: 1. کار را نام ببرید. 2. نشان دهید که از کجا شروع می شود. 3. اطلاعات مورد نیاز را فهرست کنید. 4. توضیح دهید که چه کسی آن را بررسی می کند. 5. محل ذخیره نتیجه را مشخص کنید. 6. برای سؤالات یک مخاطب اضافه کنید. وقتی از اسکرین شات ها کمک می کنند استفاده کنید. دستورالعمل های قدیمی را پس از تغییر حذف کنید. دو راهنمای مختلف برای یک کار می توانند پیچیدگی را به فرآیند بازگردانند. ### صرفه جویی را فراتر از فاکتور اندازه گیری کنید کنترل هزینه بیشتر از کاهش هزینه های اشتراک است. من همچنین اندازه‌گیری می‌کنم: - ساعت‌های ذخیره‌شده در هر هفته - ورودی‌های داده‌های تکراری کمتر - کارهای اصلاحی کمتر - زمان آموزش کوتاه‌تر - پاسخ‌های سریع‌تر مشتری - کمتر از دست‌رفته این ارقام به نشان دادن اینکه آیا یک تغییر از کسب‌وکار پشتیبانی می‌کند یا خیر کمک می‌کند. فرآیندی که هزینه کمتری دارد اما شکایات مشتریان را ایجاد می کند، پیشرفت مفیدی نیست. من معتقدم قوی‌ترین پس‌انداز اغلب از تصمیم‌هایی حاصل می‌شود که کوچک به نظر می‌رسند: حذف یک گزارش تکراری، کاهش یک تحویل، بستن یک حساب استفاده نشده، یا دادن یک مکان قابل اعتماد به کارکنان برای یافتن اطلاعات. پیچیدگی کمتر به معنای کنترل کمتر یا خدمات کمتر برای هر کسب و کاری نیست. به این معنی است که هر قسمت جایگاه خود را به دست آورد. وقتی فرآیندی را بررسی می‌کنم، به دنبال کار روشن، ابزارهای مفید و هزینه‌هایی می‌گردم که تیم بتواند توضیح دهد. این رویکرد از زمان محافظت می‌کند، ضایعات قابل اجتناب را کاهش می‌دهد و به کسب‌وکار فضای بیشتری برای خدمات رسانی به مشتریان می‌دهد. آیا علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ با JennyHU تماس بگیرید: Jennyhu@jh-products.com/WhatsApp ++8618913784194.

1. ریچارد اچ. تالر 2015 بد رفتاری ساختن اقتصاد رفتاری 2. پیتر اف. دراکر 2007 چالش های مدیریت برای قرن بیست و یکم 3. جیمز پی ووماک و دانیل تی جونز 2003 تفکر ناب، زباله ها را از بین ببرید و ثروت ایجاد کنید. بهره وری بدون استرس 5. الیزابت وارن و آملیا وارن تیاگی 2006 تمام ارزش شما را دارد طرح پول نهایی مادام العمر 6. مورگان هاوسل 2020 درس های روانشناسی بی انتها پول در مورد حرص و ولع ثروت و شادی